Guia do Colaborador — Painel Administrativo
Como usar o painel administrativo com o seu nível de acesso, e boas práticas para o dia a dia do escritório.
Bem-vindo à equipe
Este manual é para você, colaborador(a) da Calcula+ com acesso ao painel administrativo do Concilia+.
Seu papel aqui é dar suporte direto aos clientes — enviando documentos, acompanhando processos e ajudando no dia a dia — com um nível de acesso pensado para isso.
Seu nível de acesso — o que muda pra você
Diferente do administrador principal (dono da conta), seu acesso como colaborador tem duas restrições importantes, por segurança:
- Você consegue enviar documentos e visualizar tudo dentro do próprio app normalmente
- Você NÃO consegue baixar arquivos para o computador
- Você NÃO consegue excluir documentos, extratos, clientes ou outros colaboradores
Como acessar
Aba Clientes
Lista de todos os clientes cadastrados. Use a busca para achar rapidamente por nome, CNPJ ou e-mail.
- Clique num cliente para ir direto pra área de gestão dele
- O sininho vermelho no card mostra quantas notificações daquele cliente estão pendentes
- Você pode editar dados cadastrais, mas a exclusão de cliente é restrita ao administrador
Aba Gestão do Cliente
Aqui ficam concentrados: Contrato, Processos Societários, Extratos Bancários e Despesas — tudo de um cliente específico, selecionado pela busca no topo da tela.
- Contrato: acompanhe o status (rascunho, aguardando assinatura, assinado)
- Processos Societários: acompanhe abertura de empresa, alterações contratuais, etc.
- Extratos: envie e visualize extratos bancários do cliente
- Despesas: revise e aprove comprovantes enviados pelo cliente
Aba Documentos
Onde você envia documentos diretamente para os clientes (guias, comunicados, certidões, etc.) — pode selecionar vários arquivos de uma vez.
Solicitações
Aqui você conversa diretamente com os clientes — cada solicitação tem um número de protocolo e um histórico de mensagens.
- Responda dentro de um prazo razoável — o cliente está esperando do outro lado
- Use linguagem clara e educada, mesmo que a pergunta pareça óbvia
- Se não souber a resposta, é melhor dizer "vou verificar e te retorno" do que arriscar uma informação errada
Obrigações
A agenda fiscal e contábil de cada cliente. Ajude a manter os prazos em dia marcando como concluído assim que uma obrigação for cumprida.
Boas práticas — o dia a dia
Um checklist simples que ajuda o escritório inteiro a funcionar melhor:
- Confirme sempre o nome do cliente antes de enviar qualquer documento — é fácil clicar no cliente errado numa lista grande
- Nomeie arquivos de forma clara antes de enviar (ex: "DAS_Julho_2026.pdf", não "documento1.pdf")
- Nunca encaminhe dado de um cliente para outro, nem mesmo por engano — CPF, extrato e dados bancários são sigilosos
- Se perceber algo estranho (um cliente que não reconhece, um pedido fora do padrão), avise o administrador antes de agir
- Mantenha sua senha só sua, e ative a verificação em duas etapas
- Ao terminar de usar o computador (principalmente se for compartilhado), sempre clique em "Sair"
Segurança e sigilo (LGPD)
Você tem acesso a dados sensíveis de terceiros — CPF, dados bancários, informações fiscais. Isso vem com responsabilidade:
- Nunca tire print, copie ou compartilhe dado de cliente fora do sistema
- Toda ação sua fica registrada permanentemente em um histórico de auditoria — isso protege tanto o cliente quanto você
- Em caso de dúvida sobre o que pode ou não fazer com um dado, pergunte antes de agir
Precisa de ajuda?
Qualquer dúvida sobre o sistema, ou sobre algo que você não tem certeza se pode fazer, fale com o administrador principal antes de agir por conta própria.
Pronto! Você já conhece o portal
Qualquer dúvida que aparecer no caminho, nossa equipe está sempre disponível.